Las epístolas del siglo XXI

Hace algunas semanas tuve la oportunidad de trabajar teóricamente un aspecto con el que todos, de una u otra manera, estamos ya conviviendo desde hace años: el correo electrónico. El problema que existía en una empresa, para el que se buscaban soluciones, era un desmesurado tráfico de mails, que perjudicaba en el fondo, indirectamente, su productividad. La gestión del tiempo de sus empleados había enfermado por derivar recursos excesivos a la elaboración y a la lectura de correos electrónicos, la mayoría inútiles y superfluos. El tráfico intenso hacía que el horario laboral de una jornada fuera insuficiente para gestionar todo su volumen.

Despidos por correo electrónico
El mundo del correo electrónico, todavía un gran desconocido para muchos de sus usuarios, plantea sin duda muchas cuestiones a las que, por lo general, no concedemos el tiempo suficiente de reflexión. Resulta incuestionable que el mail se ha convertido, en muy poco tiempo, en una herramienta de las empresas, no ya útil, sino imprescindible, tanto en su comunicación interna como externa. Pero la evolución que ha sufrido en muchos casos ha desembocado en un uso equivocado de él, en procesos que aconsejan otro canal de comunicación. Por poner un solo ejemplo, y no aburrir al lector, no es de recibo que una empresa despida a un trabajador vía mail, en lugar de hacerlo cara a cara. Éste, que sería un ejemplo-tipo del uso incorrecto del correo electrónico, no es más grave que otros que se producen por negligencias, despistes o incluso por ardides deliberadas, como cuando se distribuyen copias, y copias ocultas, masivamente, a terceras personas, incluidas en un proyecto, en términos vejatorios. El resultado de este uso inadecuado del correo electrónico deriva en disfunciones internas muy delicadas.

En esta escalada irracional del uso indebido del correo electrónico, llegan a existir sujetos en la empresa cuya función se concentra única y exclusivamente en el seguimiento, activo o pasivo, de esta realidad, reduciendo su productividad a su mínima expresión. Si sólo se quedaran en este punto, resultaría más positivo que la actitud enfermiza de crear problemas donde no los hay sirviéndose de esta herramienta, bien urdiendo estrategias para desprestigiar a terceros o creando conflictos internos, mediante la copia o copia oculta; bien utilizándolo como herramienta de posicionamiento y de promoción personal en la empresa, enviando copias hasta al mismísimo director general de la compañía. La dimensión que puede llegar a adquirir en una empresa con una plantilla media o numerosa el problema del uso inadecuado del mail es un asunto que ya empieza a analizarse en las Escuelas de Negocios, no es baladí, por tanto.

Tipología de los empleados
No es muy difícil, a la vista de la radiografía que ofrece un servidor de datos, problemas legales aparte, realizar una tipología (más cuantitativa que cualitativa) del empleado, en función del uso que realiza del correo electrónico en la empresa. Una simple auditoría arrojaría información suficiente como para empezar a atajar el problema. En ocasiones, es cierto, los mismos jefes de departamento exigen a los miembros de su equipo copia de todos los mails para estar al corriente de los trabajos desarrollados, lo que multiplica el tráfico de datos –sobre todo con documentos adjuntos pesados-, por no hablar de la desconfianza que provoca esta actitud de los responsables del departamento ante sus subordinados.
A la vista de los diferentes procesos de comunicación que se abren en el día a día de una empresa, elaboré un documento orientativo que relacionaba los diferentes mensajes que se generan, con el canal de comunicación más adecuado para transmitirlos. Resultaba, en la empresa analizada, que el correo electrónico se utilizaba entre compañeros que trabajaban en una misma sala, que evitaban el cara a cara sistemáticamente. En este aspecto influía también la calidad de la relación personal existente entre los empleados, lo que llevaba a algunos de ellos, con relaciones difíciles con sus compañeros, a utilizar el mail como parapeto a distancia para evitar un contacto más personal, no deseado.

Decálogo del uso correcto del mail
Es probable que el lector no se haya parado a analizar este aspecto, tal vez porque no se le ha presentado un problema similar en su empresa. Pero conviene tenerlo presente, a nivel personal. A modo de consejos prácticos, me permito aportar el siguiente decálogo del uso optimizado del correo electrónico:
           1) breve (hay que ir al grano, no estamos para hacer literatura); 2) envía los correos electrónicos a las personas que realmente lo necesitan; 3) puntualiza claramente el objetivo del mail y qué esperas del receptor (no te olvides del ‘asunto’); 4) lo más importante del mail, sitúalo al principio (no des por hecho que van a leer todo tu correo); 5) cuida siempre el lenguaje (nunca sabes a dónde puede ir a parar tu correo); 6) no descuides tampoco la ortografía y la gramática (no sólo eres tú el que escribe, recuerda que representas a tu empresa); 7) trabaja y cuida el tono de tus correos (para evitar que se malinterprete); 8) plantea preguntas de respuesta breve (así obtendrás mayor feed-back); 9) evita incluir documentos adjuntos muy pesados (es preferible linkar) y 10) saca todo el rendimiento a la tecla ‘suprimir’.


Si aplicamos estos principios en el uso del correo electrónico estaremos siendo más eficaces en la gestión de nuestro tiempo. Los acuses de recibo, por ejemplo, pueden cumplimentarse con un simple ‘ok’. No es necesario extenderse más, ni preguntar por la familia. Esto, que puede parecer una broma, no lo es tanto si atendemos a los ejemplos de esta misma empresa analizada.
Y un último error, esta vez con connotaciones legales, en el que incurrimos la gran mayoría de los usuarios del correo electrónico, y es enviar mails masivos con las direcciones a la vista. Hemos de ser conscientes de que por este procedimiento estamos desvelando direcciones privadas de correo electrónico, es decir, datos personales. La Agencia de Protección de Datos española podría tomar cartas en el asunto en los casos más graves, en los que medie una denuncia, y en algunos países ya se han generado sentencias condenatorias de esta práctica ilegal. Un problema que evitaríamos simplemente enviando el correo con copia oculta.
El correo electrónico es una herramienta muy eficaz para desarrollar nuestro trabajo, pero no olvidemos nunca que no es un fin en sí mismo, sino un medio para llegar a los objetivos de nuestra empresa. Seamos racionales y valoremos, en lo que vale, nuestro tiempo, y el de nuestros compañeros.

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