La eficacia en las reuniones de trabajo (I)

Todos hemos sufrido alguna vez reuniones de trabajo convocadas para dar la hora, en las que poco, o nada, se aporta más allá de una pérdida de tiempo colectiva, algo que la empresa no puede permitirse, y menos en el actual contexto de depresión. Durante el seminario “Presentaciones Eficaces” que imparto en ESIC, una de los aspectos más comentados es cómo sumar eficacia a las, a veces, interminables y, casi siempre, prescindibles reuniones de trabajo. No podemos seguir manteniendo en las empresas que se precien de ser punteras expresiones del orden de “menudo día he tenido hoy de reuniones, se me ha hecho agotador”.

El lugar físico donde desarrollar la reunión
no es un aspecto baladí,. Condiciona en parte
el éxito de la convocatoria
De entrada la mayor responsabilidad en la consecución de una reunión eficaz reside en quien la convoca o, en su defecto, de su secretaria, convenientemente tutelada. Toda reunión de trabajo debe contemplar un elemento imprescindible como es la organización. Olvidemos ese procedimiento caótico, tan español en ocasiones, de sentarse ante una mesa, frente al jefe, y que éste, genéricamente, sin ni siquiera dirigirse a nadie, diga: “contadme”, como única guía de la reunión, sin más referencias. Si surgiera algo positivo de esa convocatoria resultaría casi milagroso. Pero lo curioso, para muchos, es que ésta continúa siendo la única estrategia en muchos casos. 

¿Para qué?

El primer e ineludible punto de una reunión de trabajo que persiga la eficacia debe ser establecer el objetivo de la misma: ¿para qué la convocamos? Hay que definir claramente el objetivo y subdivirlo en un orden del día que debe contemplarse, tal vez no a rajatabla –o sí, en función de los temas a tratar- pero en todo caso con un orden razonable en las intervenciones y reparto de los tiempos. Poner en marcha esta estrategia redundará en beneficio de la productividad de la reunión, porque acotará y centrará el debate, además de ajustar los tiempos y evitar la dispersión, el gran virus de las reuniones, y el principal escollo que las corrompe. 

Hay un aspecto previo en el que merece la pena profundizar. Una gran parte de las reuniones de trabajo no empiezan a la hora de la convocatoria, sino que deberían hacerlo antes. Las modernas técnicas de comunicación interna en las empresas, especialmente el correo electrónico, debería ejercer como vehículo para canalizar las ideas previas a la reunión. A través del mail debería llegar, claramente delimitado y establecido, el orden del día, con el horario y lugar de la convocatoria. Como anexo a él, y ya personalizado, debería requerirse a cada uno de los asistentes la parte correspondiente a su responsabilidad directa, de manera que acudiera a la reunión con una base trabajada, y no esperanzado en apoyarse en su capacidad de improvisación. Si se trata de una típica reunión encuadrada dentro de lo que hoy día se denomina, en inglés, brainstorming (tormenta de ideas), el trabajo previo se me antoja imprescindible y de una enorme validez. Todos los convocados deberían acudir a la reunión con sus papeles llenos de ideas, por supuesto sensatas y viables.

Si no hay alguien que lidera y marca las pautas y
los
tempos el éxito de la reunión  se verá comprometido

¿Cuándo?

La puntualidad,  y el control de tiempos de las intervenciones, no es algo insustancial en el éxito de las reuniones de trabajo; al contrario, se trata de algo connatural a ellas, sobre todo desde un punto de vista: la capacidad de atención, y de concentración, del ser humano que, en absoluto, es infinita sino muy en contra escasa. Las reuniones deben empezar a la hora acordada y concluir –y esto es algo que nunca se cumple- a la hora prevista. Respetar los tiempos evitará, una vez más, la dispersión, tan temida. ¿Qué ocurre si alguien se incorpora tarde a la reunión? Primero, tendrá que abrir la puerta de la sala donde nos encontremos y que, al comienzo deberemos haber cerrado, con lo que quedará en evidencia delante de los demás y, sobre todo, ante el jefe. En segundo lugar, no hay que repetir o resumir nada de lo tratado. Deberá enterarse luego por sus propios medios (leyendo el resumen o hablando con sus compañeros). Si las faltas de puntualidad se repiten, el jefe –que deberá actuar siempre con cortesía pero con firmeza y contundencia- deberá llamarle al orden para evitar que se enquiste el problema.


La hora de las reuniones

En este punto hay que establecer como norma habitual no perjudicar a los asistentes a la reunión convocándoles a horas poco adecuadas. Convocar una reunión un lunes o un viernes no es recomendable, porque los participantes estarán más pendientes del fin de semana que han pasado o el que está por venir. Existen horas, por otra parte, muy poco productivas, como por ejemplo inmediatamente después de comer (la capacidad de atención se resiente por la digestión) o cuando falta una hora para terminar la jornada del día o del último día de la semana (la capacidad de atención sufrirá el 'efecto dispersión' previo a la finalización de la jornada laboral). En este último caso, la convocatoria parece más producto de la animadversión del jefe hacia sus colaboradores que de su verdadero interés por obtener buenos resultados de la reunión. Son horarios poco recomendables, en los que la atención y la capacidad de desarrollar discursos sólidos se ven afectadas por factores negativos, como los apuntados.


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