La eficacia en las reuniones de trabajo (y II)

Continúa...

¿Cuántos y quiénes?

El número de asistentes. Fundamental. Poco se puede hacer en una reunión de trabajo que cuente con más de ocho personas. El número ideal se centra entre tres-cuatro y siete-ocho como tope. Y todas ellas deben estar bien aleccionadas y motivadas para contemplar el orden de la reunión, no sólo en beneficio de la empresa, sino también en su propio beneficio –el tiempo de cada trabajador es carísimo y su productividad no depende solo de reunirse-. Además, el control de la agenda profesional permite una gestión más eficaz del tiempo. Cada uno sabe perfectamente cuándo terminará para continuar con su agenda (una cita, otra reunión, una prueba, etc.).

Las notas, que sean notas, no dibujos
No solo es importante el número, sino también quiénes. Ser convocado a una reunión no puede entenderse como un premio o un reconocimiento. Deben asistir –deben ser convocados, por tanto- quienes realmente aporten algo en la convocatoria. E incluso, como veremos luego en el caso de Google, debería prescindirse de todo aquel colaborador que, siendo oportuna su convocatoria, luego confirmamos que no contribuye en nada al desarrollo de la reunión.

¿Quién lidera?

Otro factor, igualmente determinante, para facilitar el éxito de una reunión de trabajo es cómo se conduce. Corresponde al jefe de mayor rango dirigirla y repartir las intervenciones, de acuerdo con el orden del día previo y el reparto de tiempos establecido. Y aquí confluye una necesaria capacidad de liderazgo, asociada a unas habilidades para conducir las reuniones vitales para lograr los objetivos perseguidos. Una de esas habilidades velará porque se cumpla el orden del día, y no se produzcan viajes a la luna de Valencia que terminen en dispersión y, por tanto, en la ineficacia más manifiesta de la convocatoria. Una herramienta que está disponible hoy día a través de software gratuito en internet es el control de los costes de las reuniones de trabajo, atendiendo al establecimiento de una ratio entre el número de asistentes y el salario medio de los mismos por un lado y el tiempo empleado por otro. El resultado será demoledor. Los jefes no lo resistirán y agilizarán las intervenciones en pro de la eficacia de la reunión hasta el extremo.

Guía de pasos para lograr una reunión de trabajo eficaz

1 ¿Para qué hace falta una reunión? Establecimiento del objetivo.
2 ¿La reunión se puede evitar sustituyéndola por encuentros individuales? Confirmación de la necesidad de convocar la reunión.
3 Elaboración del orden del día.
4 Distribución de la convocatoria conjuntamente con el orden del día vía mail.
5 Petición a los convocados de preparación previa de sus intervenciones, si procede, vía mail (con la convocatoria).
6 Recepción de los participantes en la reunión. El convocante, o en su defecto una persona delegada, deberá estar en la sala para recibir al resto. Puntualidad.
7 Comienzo de la reunión tras la introducción del convocante, que deberá justificarla.
8 Reparto de intervenciones, de acuerdo con los tiempos establecidos previamente por el coordinador de la reunión. Tiempo máximo de reunión recomendado: 70-75 minutos.
9 Colofón final con la fase de las conclusiones, para resumir lo esencial de lo tratado, y acordado.
10 Control de tiempos y establecimiento del final de la reunión.


Las reuniones persiguen ser eficaces, prácticas. Con ellas se pretende establecer pautas de funcionamiento en las empresas que redunden en su beneficio, directo o indirecto. Hay que descartar los bostezos o los dibujos en los cuadernos, fruto del desinterés o del aburrimiento suscitado en el encuentro. Una dirección firme, y al tiempo educada, vigilante, del conductor de la reunión resulta imprescindible para alcanzar los logros previstos, al igual que tener bien claro el objetivo y repartir los puntos de que consta en el orden del día y evitar que la reunión discurra hacia derroteros que nada tienen que ver con los propios del análisis conjunto de la situación.

Número ideal para favorecer el éxito
de una reunión, cuatro personas

El caso de Google

Las Pymes pueden dedicar un 30 por ciento de su tiempo a las reuniones, mientras que las grandes empresas pueden ocupar hasta el 50 por ciento. Una empresa como Google estableció una serie de normas internas para evitar, como principal objetivo, que sus empleados se desmoralizaran ante reuniones incesantes e improductivas. A través de uno de sus cofundadores, Larry Page, el conocido como “niño prodigio”, se establecieron los “mandamientos” sobre la manera de comportarse en las “meetings” (reuniones). Para empezar sólo se convocan aquéllas que están orientadas a la toma de decisiones, es decir, que tengan un objetivo trascendente para la marcha de la empresa. En segundo lugar, se estableció el máximo de participantes en diez personas y todas, sin excepción, deben dar su opinión sobre los temas planteados. Si no lo hacen, se entiende que no aportan nada y por tanto no serán convocados a la siguiente reunión. Y otra de las normas de la compañía tiene que ver con la rapidez de reflejos: si hay una situación que justifique una reunión urgente, la convocatoria se realizará de manera inmediata. Google debe tener reflejos, por tanto, para responder a todos los retos, incluidos los de, casi, la improvisación, pero de acuerdo con unas normas de conocimiento y asunción colectivas. 

Es relativamente fácil conocer la teoría y luego no ponerla en práctica. Saber cómo se tienen que hacer las cosas y al final no intentarlo. Hay que saber que el efecto continuado de reuniones improductivas provoca un rechazo y un cansancio en los colaboradores que les llevará a asumir estas convocatorias como una obligación, incluso como una tortura que deberán transitar con la mejor de las caras. Otro de los pecados de estas reuniones, sobre todo del staff, es no contar con colaboradores sinceros que se manifiesten críticos con la marcha de la empresa y no caigan en la más que habitual adulación a los jefes, para evitar destacar negativamente en las reuniones. La sinceridad es una condición tan valiosa como el conocimiento. 

Publicar un comentario

emo-but-icon

GORKA ZUMETA EN 'SOSTENIBLE', RADIO 5 TN

EN VERANO ESTA WEB, 'ABIERTA POR VACACIONES

EN VERANO ESTA WEB, 'ABIERTA POR VACACIONES
Anímate y utiliza la casilla 'Buscar'

JESÚS SORIA SE JUBILA DE "SER CONSUMIDOR"

JESÚS SORIA SE JUBILA DE "SER CONSUMIDOR"
Clica y amplía información

NUEVAS FECHAS II PREMIO GONZALO ESTEFANÍA

NUEVAS FECHAS II PREMIO GONZALO  ESTEFANÍA
Clica y amplía información

IGNACIO ELGUERO CIERRA SU EQUIPO EN RNE

IGNACIO ELGUERO CIERRA SU EQUIPO EN RNE
Clica y amplía información

SALA RELEVA A DELGADO EN "24 HORAS" (RNE)

SALA RELEVA A DELGADO EN "24 HORAS" (RNE)
Clica y amplía información

EL NYTIMES COMPRA LA PRODUCTORA DE 'SERIAL'

EL NYTIMES COMPRA LA PRODUCTORA DE 'SERIAL'
Clica y amplía información

EL ESCAPARATE ESTIVAL DE LA CADENA SER

EL ESCAPARATE ESTIVAL DE LA CADENA SER
Clica y amplía información

EL VERANO DE COPE: DEPORTE Y HUMOR

EL VERANO DE COPE: DEPORTE Y HUMOR
Clica y amplía información

LUIS HERRERO PASA A LAS TARDES DE ESRADIO

LUIS HERRERO PASA A LAS TARDES DE ESRADIO
Clica y amplía información

LA BBC DESPEDIRÁ A 520 TRABAJADORES

LA BBC DESPEDIRÁ A 520 TRABAJADORES
Clica y amplía información

EITB SE REESTRUCTURA PARA DIGITALIZARSE

EITB SE REESTRUCTURA PARA DIGITALIZARSE
Clica y amplía información

TWITTER GORKA ZUMETA (EDITOR)

GORKA ZUMETA COORDINADOR DE SICUR 2020

GORKA ZUMETA COORDINADOR DE SICUR 2020
Clica y amplía información

GORKA ZUMETA EN EL DÍA DE LA REFRIGERACIÓN

GORKA ZUMETA EN EL DÍA DE LA REFRIGERACIÓN
Un momento del evento online

Gorka Zumeta presentó en “Día Mundial de la Refrigeración” en España

26.06.2020. Gorka Zumeta condujo el pasado día 26 de junio el evento online dedicado a conmemorar el ‘Día Mundial de la Refrigeración’, organizado en España por tres asociaciones sectoriales, AEFYT, AFAR y AFEC. Quedó demostrado a lo largo de la sesión el papel trascendental de apoyo de este sector en la lucha contra la pandemia del COVID-19.

GORKA ZUMETA ANALIZA LOS 'DAILYS' EN TEA FM

GORKA ZUMETA ANALIZA LOS 'DAILYS' EN TEA FM
Clica y amplía información

GORKA ZUMETA EN LA FRANCISCO DE VITORIA

GORKA ZUMETA EN LA FRANCISCO DE VITORIA
Clica y visualiza el video

GORKA ZUMETA 'SOCIO DE HONOR' DE LA ARU

GORKA ZUMETA 'SOCIO DE HONOR' DE LA ARU
Clica y amplía información

GORKA ZUMETA, INVITADO EN LA U.SALAMANCA

GORKA ZUMETA, INVITADO EN LA U.SALAMANCA
Clica y amplía información

GORKA ZUMETA EN 'OBJETIVO EMPLEO' (M21)

GORKA ZUMETA EN 'OBJETIVO EMPLEO' (M21)
Clica y escucha el reportaje

Gorka Zumeta: “El podcast ha venido para que la radio se espabile”

19.03.2019. M21 Radio. El editor de esta web fue entrevistado por la periodista Cristina Sanz, para un reportaje sobre las nuevas posibilidades de empleo que ofrece la radio. Zumeta participó así en el programa “Objetivo Empleo” de la emisora municipal, donde afirmó: "Si hay una buena idea, y eres capaz de trasladarla al universo sonoro tal y como la tienes en la cabeza, puede que tengas el primer gran peldaño para vivir de esta nueva manera de comunicar".

Escucha la entrevista completa clicando aquí.

GORKA ZUMETA EN LAS SPAINSKILLS 2019

GORKA ZUMETA EN LAS SPAINSKILLS 2019

GORKA ZUMETA EN LA 'FÁBRICA DE RADIO'

GORKA ZUMETA EN LA 'FÁBRICA DE RADIO'
Clica y escucha el podcast

Gorka Zumeta: “El 5G en su fase inicial no contempla el desarrollo de la radio, ni de la TV. Pero sí de los videojuegos”

06.05.2019. El editor de esta web, Gorka Zumeta, fue el invitado del programa “Todo irá bien”, un podcast producido por “La Fábrica de Radio”, una iniciativa de Paco Cremades, un estudio móvil con el que va recorriendo España. “El 5G para la radio es como de repente ponerla a circular por una autopista de diez carriles, de los que solo va a utilizar tres”. Clica y escucha la conversación.

GORKA ZUMETA, EN RECUERDO DE G. ESTEFANÍA

GORKA ZUMETA, EN RECUERDO DE G. ESTEFANÍA
Zumeta junto a Goyo González y Paco González

Gorka Zumeta presentó la Gala de entrega de premios de la primera edición del Premio Gonzalo Estefanía de Radio Escolar

30.05.2019. El editor de esta web presentó la ceremonia de entrega de galardones del I Premio Gonzalo Estefanía de Radio Escolar, convocado por CECE, que tuvo lugar en el salón Bernardo Herráez, de la Cadena Cope. Este premio distingue, gracias al patrocinio de ASPA, con un premio valorado en 6.000€ en material de radio al colegio ganador. Más información aquí.

GORKA ZUMETA EN EL BIT AUDIOVISUAL 2018

GORKA ZUMETA EN EL BIT AUDIOVISUAL 2018
Clica y visualiza el video con la charla

GORKA ZUMETA, MODERADOR EN EL MAC

GORKA ZUMETA, MODERADOR EN EL MAC
Clica y visualiza el video

GORKA ZUMETA, CLASE MAGISTRAL EN EL CEU

GORKA ZUMETA, CLASE MAGISTRAL EN EL CEU
Clica y visualiza el video

GORKA ZUMETA EN 'INFORADIO' (UCM)

GORKA ZUMETA EN 'INFORADIO' (UCM)
Clica y visualiza el video

DESCUBRE RADIOS DEL MUNDO A GOLPE DE CLIC

DESCUBRE RADIOS DEL MUNDO A GOLPE DE CLIC
Clica, viaja por el mundo y elige tu radio
item